賃貸管理のAI活用・業務改善

入居・退去・修繕・更新・オーナー報告など、記録や確認が必要な業務を整理します。

業務の流れと、AI・仕組み・人の役割

図の見方：AIで補助仕組みで管理人が判断

1. 入居の手続き鍵の受け渡しや書類のやり取りを、一覧で管理します。
   仕組みで管理
2. 入居中の問い合わせ・修繕の受付受付内容を整理し、業者への依頼と見積の承認を段階で記録します。
   AIで補助仕組みで管理
3. 更新・解約の確認期限の一覧で、確認の漏れを防ぎます。案内の時期は契約書と照らして決めます。
   仕組みで管理人が判断
4. オーナーへの報告報告文の下書きを作り、金額と日付は帳簿と照合します。
   AIで補助人が判断
5. 退去・精算費用の負担の判断は、担当者が行います。
   人が判断

入退去を見える化する

進め方

1. 入居・退去ごとに、段階の一覧を作る
2. 退去の立会い日などの期限を入れる
3. 終わった段階に、日付を記録する

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の退去の予定をもとに、入居者に送る退去手続きの案内文を作ってください。
立会いの日時、鍵の返却方法、精算の流れを、順番に書いてください。日付は［ ］の空欄にしてください。

予定：［退去の予定のメモ（氏名は消してから）］

修繕の受付・見積を整理する

進め方

1. 受付の項目を決める（場所・症状・いつから・写真の有無・連絡のつく時間帯）
2. 業者への依頼、見積、承認、完了を、段階で記録する
3. オーナーの承認が必要な金額の基準を、先に決めておく

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の修繕受付のメモを、業者に依頼する文章に整えてください。
場所、症状、いつから起きているか、入居者に連絡がつく時間帯、の順に書いてください。
入居者の氏名と電話番号は［ ］の空欄にしてください。

メモ：［受付のメモ］

更新・解約の確認

進め方

1. 契約の満了日の一覧を作る
2. 満了日の何か月前に案内するかを決める（契約書の内容に合わせる）
3. 案内した日と、入居者からの返事を記録する

オーナーへの報告

進め方

1. 報告の様式を決める（入金・空室・修繕・その他）
2. 数字は帳簿から転記する
3. 文章の部分だけ、AIで下書きする

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の情報をもとに、オーナー様への月次報告の文章を作ってください。
入金の状況、空室の状況、修繕の状況、の3つの見出しに分けて、丁寧な言葉で書いてください。
金額と日付は、書き換えずにそのまま使ってください。

情報：［今月の状況のメモ］

入金・未収の確認の役割

進め方

1. 確認する人と、判断する人を分ける
2. 連絡の手順と、文面の型を決める
3. 連絡した日と内容を記録する

担当者の確認が残る場面

場面	AIで補助できること	担当者が判断すること
退去の精算	説明文の下書き	費用の負担の判断
修繕の手配	依頼文の整理	業者の選定、費用の承認
更新・解約	案内文の下書き	契約条件の確認
苦情への対応	経緯の整理	対応の方針の決定

よくある課題から探す

よくある質問

オーナーへの報告をAIで作っても大丈夫ですか。

文章の下書きには使えます。金額や日付は、必ず帳簿と照らし合わせてから送ってください。

入居者の情報をAIに入力してよいですか。

基本は入力しません。名前や連絡先は［入居者］のように置き換えてから使ってください。

管理している戸数が少なくても相談できますか。

はい。戸数が少ないうちに手順を決めておくと、担当者が替わったときにも引き継ぎやすくなります。