賃貸仲介のAI活用・業務改善

問い合わせ対応から内見、申込、契約準備まで。お客様対応の品質を保ちながら、繰り返し作業を整理します。

業務の流れと、AI・仕組み・人の役割

図の見方：AIで補助仕組みで管理人が判断

1. 問い合わせの受付届いた内容を、希望エリア・家賃・間取りなどの項目に分けて記録します。
   AIで補助仕組みで管理
2. 初回の返信返信文の下書きを作り、物件情報と日付を担当者が確認してから送ります。
   AIで補助人が判断
3. 希望条件の確認チェックリストを使い、誰が対応しても同じ項目を聞けるようにします。
   仕組みで管理
4. 内見の調整・追客日程、結果、次の連絡日を一覧にして、追客の漏れを防ぎます。
   仕組みで管理
5. 申込・審査進み具合を段階で記録します。審査の判断は担当者が行います。
   仕組みで管理人が判断
6. 契約の準備書類と条件を、担当者が確認します。
   人が判断

問い合わせを整理する

進め方

1. 届いた経路をまとめて、1つの一覧にする（受付日・経路・希望条件・担当・次の対応）
2. 一覧を確認する時間を決める（例：朝と夕方）
3. 返信したら、その場で一覧に記録する

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の問い合わせ文から、希望エリア、家賃の上限、間取り、入居の希望時期、その他の条件を、表の形で取り出してください。
書かれていない項目は「記載なし」としてください。氏名や連絡先は出力しないでください。

［問い合わせ文（氏名・連絡先は消してから貼る）］

初回の返信文を整える

進め方

1. 返信の型を決める（お礼 → 条件の確認 → ご提案 → 次の一歩）
2. 物件ごとに変わる部分は、空欄にしておく
3. 送る前に、物件の募集状況と日付を確認する

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

あなたは賃貸仲介の担当者です。次の条件のお客様に、初回の返信メールを250字程度で作ってください。
構成は、お礼、条件の確認、内見の候補日の提案、の順にしてください。
物件名・日付・金額は［ ］の空欄にしてください。

条件：［整理した希望条件］

希望条件の聞き漏れを減らす

進め方

1. ヒアリングの項目を表にする
2. 初回の返信や来店時に、表に沿って確認する
3. 決まっていない項目は「未定」と記録する

ヒアリング項目の例

• 家賃の上限と、管理費・共益費を含めるかどうか
• 入居の希望時期
• 間取り・広さ
• 駅やエリアの希望
• ペット・楽器の有無
• 駐車場・駐輪場の要否
• 入居する人数
• 保証会社の利用など、審査に関わる確認事項

内見の調整・追客を見える化する

進め方

1. 一覧に「次の連絡日」を必ず入れる
2. 毎日、次の連絡日が今日までの案件を確認する
3. 連絡した結果を、一行で記録する

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の内見の記録をもとに、お客様へのお礼と次のご提案を伝えるメールを200字程度で作ってください。
お客様が良いと言った点と、気にしていた点に触れてください。物件名と日付は［ ］の空欄にしてください。

記録：［内見の感想のメモ］

申込の進み具合を管理する

進め方

1. 段階を決める（申込受付 → 書類の回収 → 審査中 → 審査結果 → 契約の準備）
2. 段階ごとに、担当と期限を決める
3. 一覧で、今の段階を全員が見られるようにする

AIだけで足りる業務と、共通の仕組みが向く業務

業務	向いている方法	理由
返信文の下書き	AIで補助	人が確認すれば足り、文面の型を作りやすい
内見の感想の整理	AIで補助	メモを要点にまとめる作業が中心
問い合わせの一覧管理	共通の仕組み	複数の担当者が同じ情報を見る必要がある
追客の期限管理	共通の仕組み	期限の通知や、記録の蓄積が必要

よくある課題から探す

よくある質問

返信文はAIに任せて、自動で送れますか。

送る前に、担当者が物件情報や日付を確認することをおすすめします。自動送信を使う場合は、利用しているポータルサイトの規約も確認してください。

表計算ソフトで一覧を作るだけでも、意味はありますか。

まず今の状況を見える化すること自体が、改善の出発点になります。複数の担当者で使う場合や、期限の通知が必要な場合は、専用の仕組みも検討します。

相談するときは、何を用意すればよいですか。

問い合わせのおおよその件数、担当者の人数、今の管理の方法が分かると、話が早く進みます。資料がなくても大丈夫です。