更新の期限が近い契約に気づくのが遅れ、案内が直前になってしまう。期限の管理は、担当者の注意力に頼らない仕組みが向いています。
よくある原因
- 契約の満了日が一覧になっていない
- 何か月前に案内するかが決まっていない
- 案内したかどうかの記録がない
まず確かめること
今の状況を確かめる
- 満了日の一覧があるか
- 案内の時期のルール（契約書に合わせる）
- 案内した日と返事の記録
改善の方法を比べる
AIが一番よいとは限りません。会社の状況に合わせて、次の方法から選びます。組み合わせることもあります。
| 方法 | 内容 | 向いている場合 |
|---|---|---|
| 手順を見直す | 満了日の一覧を作り、毎月はじめに確認する | 管理戸数が少ないとき |
| AIで補助する | 更新の案内文を下書きする | 案内の文章を整えたいとき |
| 既存の仕組みを使う | 期限が近づくと知らせる仕組みを使う | 戸数が多い、担当が複数のとき |
| 個別に作る | 自社の契約の種類に合わせて作る | 契約の種類が多いとき |
まず試せること
AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）
次の情報をもとに、入居者へ送る更新のご案内の文章を作ってください。
更新の手続きの流れと、返事の期限を書き、日付と金額は［ ］の空欄にしてください。
情報：［更新の条件のメモ（氏名は消してから）］
人が確認すること
- 案内の時期と内容が、契約書に合っているか
- 更新の条件の説明
関連するページ
この課題を相談する
今のやり方と、困っている場面をお聞かせください。どの方法が合うかを一緒に整理します。最初の30分の相談は無料です。