不動産会社の共通事務・経営業務の改善

社内報告、メール、書類の確認、引継ぎ。どの部門にもある作業から無理なく改善します。

業務の流れと、AI・仕組み・人の役割

図の見方：AIで補助仕組みで管理人が判断

1. 情報を集める議事メモや連絡の内容を、決めた場所に集めます。
   仕組みで管理
2. 下書きする文書やメールの下書きを作ります。
   AIで補助
3. 確認する宛先、日付、金額、固有名詞を、人が確認します。
   人が判断
4. 共有・引継ぎ決めた形式で共有し、担当が替わっても分かるようにします。
   仕組みで管理
5. 見直すルールと手順を、決めた時期に見直します。
   人が判断

文書・メールの下書き

進め方

1. よく使う文面を型にする
2. AIで下書きを作る
3. 宛先・日付・金額・固有名詞を確認してから送る

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の内容で、取引先への日程調整のメールを作ってください。
丁寧な言葉で150字程度、候補日は［ ］の空欄にしてください。

内容：［用件のメモ］

情報共有・引継ぎ

進め方

1. 引継ぎ書の項目を決める（今の状況・次の対応日・注意点・関係者）
2. 案件ごとに1枚にまとめる
3. 更新した日を書く

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次のメモを、引継ぎ書の形（案件名、今の状況、次にやること、期限、注意点）に整理してください。
個人の名前は［担当者］［お客様］などに置き換えてください。

メモ：［案件のメモ］

教育・マニュアル

進め方

1. 実際の作業を見ながら、手順を書き出す
2. AIで、読みやすい手順書に整える
3. 新しい人に一度やってもらい、分かりにくい所を直す

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の作業のメモを、番号つきの手順書にしてください。
各手順で確認すべき点があれば、「確認：」として書き加えてください。

メモ：［作業のメモ］

会議と報告

進め方

1. 議事メモをとる
2. AIで、決まったこと・担当・期限にまとめる
3. 原文と照らしてから共有する

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の議事メモを、決まったこと、担当者、期限、保留になったこと、の4つに整理してください。
メモに書かれていないことは追加しないでください。

メモ：［議事メモ］

顧客情報の扱い

情報	扱い
顧客の氏名・連絡先	入力しない。［お客様］などに置き換える
契約・申込の内容	入力しない。必要なら条件の種類だけを書く
社内の手順・作業メモ	個人の情報を消してから使う
公開済みの物件情報	使ってよいが、数字は元の資料で確認する

社内で続けるためのルール

進め方

1. AIを使う場面を決める
2. 月に一度、使ったこと・困ったことを共有する
3. 年に一度、ルールを見直す

よくある課題から探す

よくある質問

社内ルールのひな形はありますか。

相談の中で、会社の状況に合わせて一緒に作ります。

社員がAIに慣れていません。

顧客の情報を使わない練習問題から始められます。研修のご相談も受け付けています。

どのAIサービスを使えばよいですか。

用途と、情報の扱いによって変わります。「AIサービス比較」と「会社で使うAIの選び方」のページもご覧ください。