電話で受けた修繕の内容があいまいで、業者に正しく伝わらない。見積の承認がどこまで進んだか分からない。修繕の対応は、記録と確認の連続です。
よくある原因
- 受付で聞く項目が決まっていない
- 業者への依頼・見積・承認・完了の段階が記録されていない
- オーナーの承認が必要な金額の基準があいまい
まず確かめること
今の状況を確かめる
- 受付の項目（場所・症状・いつから・写真・連絡のつく時間）
- 今どの段階か、担当者以外が分かるか
- オーナー承認の基準
改善の方法を比べる
AIが一番よいとは限りません。会社の状況に合わせて、次の方法から選びます。組み合わせることもあります。
| 方法 | 内容 | 向いている場合 |
|---|---|---|
| 手順を見直す | 受付の項目と、段階（依頼・見積・承認・完了）を決める | まず流れを整えたいとき |
| AIで補助する | 受付のメモを、業者への依頼文やオーナーへの報告文に整える | 文章づくりに時間がかかるとき |
| 既存の仕組みを使う | 修繕の案件を段階で管理する仕組みを使う | 管理戸数が多いとき |
| 個別に作る | 自社の承認の流れに合わせて作る | 独自の承認ルールがあるとき |
まず試せること
AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）
次の修繕受付のメモを、業者に依頼する文章に整えてください。
場所、症状、いつから起きているか、連絡がつく時間帯、の順に書き、入居者の氏名と電話番号は［ ］の空欄にしてください。
メモ：［受付のメモ］
人が確認すること
- 業者の選定と、費用の承認
- 費用の負担の判断
- 入居者の個人情報を、必要な範囲だけ伝えているか
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