問い合わせの管理がばらばらになっている

メール、ポータルサイト、電話、来店。問い合わせの入口が多いほど、どれに誰が対応したのかが分からなくなります。

よくある原因

• 入口ごとに記録する場所が違う
• 対応したかどうかを、メールを開いて確かめるしかない
• 一覧はあるが、更新されていない

まず確かめること

改善の方法を比べる

AIが一番よいとは限りません。会社の状況に合わせて、次の方法から選びます。組み合わせることもあります。

方法	内容	向いている場合
手順を見直す	1つの一覧に、受付日・経路・担当・次の対応を記録する	まず全体を見える化したいとき
AIで補助する	問い合わせ文から、一覧に入れる項目を取り出す	一覧への転記に時間がかかるとき
既存の仕組みを使う	問い合わせを自動で一か所に集める	入口が多く、件数も多いとき
個別に作る	自社の入口と手順に合わせて作る	既存の仕組みに入口が合わないとき

まず試せること

AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）

次の問い合わせ文から、受付日、経路、希望エリア、家賃の上限、間取り、入居の希望時期を、表の1行に整理してください。
書かれていない項目は「記載なし」とし、氏名や連絡先は出力しないでください。

［問い合わせ文（氏名・連絡先は消してから）］

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