案件の経緯が担当者の頭の中にあると、休みや異動のたびに仕事が止まります。引継ぎ書の形を決めることから始めます。
よくある原因
- 案件の状況を書く場所が決まっていない
- 書く項目がそろっていない
- 更新した日が分からない
まず確かめること
今の状況を確かめる
- 担当者以外が、案件の次の対応を説明できるか
- 引継ぎ書の項目が決まっているか
改善の方法を比べる
AIが一番よいとは限りません。会社の状況に合わせて、次の方法から選びます。組み合わせることもあります。
| 方法 | 内容 | 向いている場合 |
|---|---|---|
| 手順を見直す | 引継ぎ書の項目（状況・次の対応日・注意点・関係者）を決める | すぐに始めたいとき |
| AIで補助する | メモを引継ぎ書の形に整理する | 書く時間がとれないとき |
| 既存の仕組みを使う | 案件の状況を全員で見られる仕組みを使う | 担当者が複数のとき |
| 個別に作る | 自社の案件の種類に合わせて作る | 案件の種類が多いとき |
まず試せること
AIへの指示文の例（コピーして、［ ］の中を書き換えて使えます）
次のメモを、引継ぎ書の形（案件名、今の状況、次にやること、期限、注意点）に整理してください。
個人の名前は［担当者］［お客様］に置き換え、メモにないことは追加しないでください。
メモ：［案件のメモ］
人が確認すること
- 期限と次の対応が正しいか
- 引継ぎを受ける人が理解できるか
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