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入居者対応をAIで効率化 ― 問い合わせ・苦情対応の実践術

最終更新日

設備の不具合や騒音などを想定した架空の問い合わせから、足りない情報を洗い出し、状況を理解してもらえる返信案を作ります。急いで対応すべきかどうかの判断、相手への配慮、人が対応すべきことを区別します。

講演の概要

分野賃貸管理
主な受講者賃貸管理の担当者、入居者の受付担当、管理責任者
学べること聞き漏らしを防ぐ質問表を作れる。急ぎの案件を、人へ引き継ぐ流れを考えられる。
時間30分〜180分から選べます（標準は90分）。時間によって扱う範囲が変わります。
開催形式オンライン、または会場での開催（全国）
進め方架空の事例を使ったAIの実演と解説。150分以上は参加者の操作演習を含められます。
料金講演の時間・参加人数・開催形式に応じてお見積もりします。
講演とご支援の違い講演はAIの使い方と考え方を学ぶ場です。自社の業務に合わせた改善を進める場合は、別途コンサルティングでお手伝いします。

こんな方におすすめ

  • 賃貸管理の担当者
  • 入居者の受付担当
  • 管理責任者

講演で学べること

受講後にできるようになること

  • 聞き漏らしを防ぐ質問表を作れる
  • 急ぎの案件を、人へ引き継ぐ流れを考えられる
  • 相手に配慮した返信案に整えられる

主な講演内容

「困りごとの整理 → 材料の整理 → AIでの下書き → 人の確認」の順に進めます。AIが最終判断をする流れにはしません。

図の見方：AIで補助仕組みで管理人が判断

  1. 入居者対応で時間がかかるところ状況の聞き取り、何度ものやり取り、担当者による対応の差などを整理します。
  2. 聞き取る項目を決める不具合の場所、いつから、写真の有無など、最初に聞くべきことを一覧にします。
    仕組みで管理
  3. 実演：問い合わせから返信案まで架空の入居者の問い合わせから、聞き取り項目と返信案を作ります。
    AIで補助
  4. 人が判断すること急ぎかどうか、業者を呼ぶかどうかは、担当者が判断します。
    人が判断

AIの実演例（架空の事例）

実演で使う情報は、すべて架空のものです。実在のお客様や物件の情報は使いません。

段階内容
AIに渡す材料（架空）架空の入居者の問い合わせ「エアコンから水が垂れてきます」
AIが作る下書き聞き取り項目の一覧と、入居者への返信案
人が確かめること急ぎの対応が必要か、担当者が判断して引き継ぐ

実演の内容と結果は、当日のAIサービスの状態や、ご依頼の内容に合わせて変わることがあります。

時間による内容の違い

どの時間でも、安全な使い方の説明と質疑応答を含みます。短い時間では内容を絞り、この講演の中心となる部分を抜粋してお伝えします。

時間区分このテーマで扱う内容注意準備
30分入門講演趣旨の説明と、入居者の問い合わせから聞き取り項目を作る実演（抜粋）すべての工程は扱いませんご依頼に合わせて構成します
60分基礎実務講演入居者の問い合わせから聞き取り項目を作る実演に加え、指示文の工夫と2件目の実演参加者の操作（演習）は含みませんご依頼に合わせて構成します
90分実務総合講演このページの「主な講演内容」をすべて扱い、質疑応答の時間を取りますテーマと参加者に合わせて章を選びます標準の構成があります
120分業務改善研修90分の内容に加え、参加者の業務での使いどころを整理します休憩10分を時間内に含みますご依頼に合わせて構成します
150分体験型研修参加者が返信案を作り、急ぎの案件の引き継ぎ方を確かめる端末・AIのアカウント・補助者の確認が必要です。休憩10分を含みますご依頼に合わせて構成します
180分導入ワークショップ入居者対応の質問表と、急ぎの案件の引き継ぎルールを作ります自社への導入をお約束するものではありません。休憩10分を含みますご依頼に合わせて構成します

受講する方に合わせた調整

事前に参加者の役割やAIの経験をうかがい、実演と説明の重みを変えます。参加者が分からない場合は、AIを初めて使う方がいる前提で進めます。

受講する方重点を置くこと短くできること省かないこと
経営者人員配置・費用・導入の判断画面操作の説明確認の責任を誰が持つか
営業返信・追客・提案技術用語の説明募集・取引の条件の照合
事務文書の整理・ミスの防止広告の話数字・期限の確認
賃貸管理修繕・更新・貸主への対応仲介業務の例急ぎの判断・契約の確認
AIを初めて使う方画面の見方と、最初に試す1業務高度な連携の話個人情報の保護
AIを使っている方指示の質と、同じ品質を出す工夫基礎の説明出力の検証

安全な利用について

講演で必ずお伝えすること

  • AIの答えは、下書き・情報の整理・確認項目の洗い出しとして扱い、元の資料と照らし合わせます。
  • 数字・期限・価格・契約の条件は、担当者が元の資料と最新の状況で確かめます。
  • 個人情報や社外秘の情報の扱いは、会社のルールと、使うAIサービスの利用条件を確かめます。
  • 法令や取引の実務の判断が必要なときは、資格者・専門家・担当部署に確認します。
  • 実演の結果はAIサービスの状態で変わるため、結果はお約束しません。実演できない場合に備えて、資料での説明も用意します。
  • 漏水・事故などの急ぎの対応を、AIの返事を待ってから行うことはしません。

開催・料金・資料

開催形式オンライン（Zoom など）、または会場での開催。全国に対応します。
会場での開催講師が会場にうかがいます。別途、出張費がかかります。
料金講演の時間・参加人数・開催形式・演習の有無に応じてお見積もりします。
資料当日の資料（PDF）をお渡しします。印刷や、貴社向けの個別の資料づくりはご相談ください。
録画・再配布録画や資料の再配布をご希望の場合は、事前にご相談ください。

よくある質問

苦情への返信もAIで作れますか。

下書きは作れます。ただし、相手の気持ちや事情に配慮した最終的な表現と、対応の判断は担当者が行います。

ほかのテーマと組み合わせられますか。

できます。たとえば、このテーマと、下の「関連する講演テーマ」を組み合わせ、ご希望の時間に収まるように章を選んで構成します。

相談したら、申し込みになりますか。

なりません。ご相談の内容をうかがい、構成案とお見積もりをお送りします。日程と内容が決まってから、お申し込みとなります。

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