AI活用の実践ガイド

画面の操作だけでなく、始める前の準備、出力の確かめ方、社内での続け方までを、順番にまとめました。

社内でAIを使い始める4週間の進め方

一度にすべての業務で使おうとすると、うまく定着しません。1つの業務から、4週間かけて始める進め方の例です。

図の見方：AIで補助仕組みで管理人が判断

1. 1週目：ルールを決める入力してよい情報・いけない情報と、出力を確認する人を決めます。
   人が判断
2. 2週目：1つの業務で試す問い合わせの整理など、1つの業務だけで試します。うまくいった指示文を残します。
   AIで補助
3. 3週目：型にするうまくいった指示文を、社内で共有できる型にします。
   仕組みで管理
4. 4週目：振り返る使えた場面、困った場面を共有し、ルールと型を直します。
   人が判断

ガイド1　問い合わせ対応で使い始める

1. 過去の問い合わせ文を3件選び、氏名・連絡先を消す
2. 「AIへの指示文集」の「問い合わせ文の整理」で、条件を取り出す
3. 取り出した結果を、原文と見比べる
4. 初回の返信の指示文で下書きを作る
5. 物件情報と日付を確認し、社内で良い例として共有する

ガイド2　オーナー様への報告で使い始める

1. 報告の様式（入金・空室・修繕）を決める
2. 数字は帳簿から転記する
3. 文章の部分だけ、指示文で下書きする
4. 数字と日付を、帳簿と照らし合わせる
5. 担当者が確認してから送る

ガイド3　会議と引継ぎで使い始める

1. 会議のメモを、決まったこと・担当・期限に整理する
2. 原文と照らして、共有する
3. 案件ごとの引継ぎ書の形を決める
4. 更新した日を書いて、全員が見られる場所に置く

つまずきやすいところ

つまずき	対策
使う人と使わない人に分かれる	使う場面を決め、良い例を共有する
出力をそのまま送ってしまう	確認する人と、確認する項目を決める
最初は使っても、続かない	月に一度、使ったこと・困ったことを共有する時間をとる